Proyek Pembuatan Sistem Informasi Promosi Melalui Website

    Proyek adalah suatu kegiatan atau sebuah pekerjaan yang bersifat sementara dan terikat oleh suatu perjanjian antar 2 pihak atau lebih. Saat ini suatu proyek biasanya memiliki sistem manajemen, sistem menajemen ini disebut manajemen proyek. Manajemen proyek membantu dalam hal perencanaan, pengorganisasian serta pengelolaan (manajemen) suatu pekerjaan. Dengan adanya manajemen proyek dapat memudahkan dalam melakukan suatu pekerjaan secara teratur dan dapat dikelola dengan baik. 

    Manajemen proyek dapat diterapkan pada berbagai pekerjaan atau proyek, misalnya pada proyek pembuatan suatu sistem informasi. Saat ini sistem informasi memiliki peranan yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari, dimana setiap kegiatan tidak luput dari sistem informasi (Sutrisno dan Fadly, 2010), contohnya untuk melihat jadwal perkuliahan pada suatu Universitas. Sistem informasi ini dapat dinikmati dalam sebuah aplikasi maupun pada suatu halaman website. Untuk membuat sistem informasi dibutuhkannya manajemen yang sangat baik, mengingat pekerjaan ini harus dilakukan secara cepat dan tepat waktu, selain untuk merepresentasikan kegiatan yang harus dilakukan. Manajemen juga dibutuhkan untuk membuat rincian anggaran biaya dan optimasi waktu pekerjaan

    Pada kasus ini manajemen proyek dibutuhkan untuk pembuatan website promosi pada perusahaan CV. Sinar Grafika. CV. Sinar Grafika merupakan perusahaan yang bergerak dibidang usaha percetakan dan pembuatan reklame yang berada di Wilayah Kota Depok. Saat ini di daerah Depok sudah sanggat banyak perusahaan yang serupa. Oleh karena itu CV. Sinar Grafika ingin membuat sarana promosi dengan tujuan untuk meningkatkan omset pendapatan dan supaya perusahan dikenal oleh khalayak umum, khususnya di wilayah depok dan sekitarnya

    Menurut PMBOK (Project Management Body of Knowledge) dalam buku Budi Santoso (2009:3) manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan (knowledges), keterampilan (skills), alat (tools) dan teknik (techniques) dalam aktifitas-aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan proyek. Menurut Schwalbe (2007) empat inti area pengetahuan manajemen proyek meliputi:

A. Manajemen Ruang Lingkup Proyek.

Ruang lingkup proyek mencakup semua proses yang terlibat dalam pendefinisian dan pengaturan mengenai segala sesuatu yang termasuk atau tidak di dalam proyek.

B. Manajemen Waktu Proyek.

Manajemen Waktu Proyek meliputi perkiraan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan perkerjaan, mengembangkan jadwal penerimaan proyek, dan memastikan penyelesaian proyek tepat pada waktunya. 

C. Manajemen Biaya Proyek.

Project cost management terdiri dari aktivitas persiapan dan pengaturan anggaran untuk proyek.

D. Manajemen Kualitas Proyek.

Tujuan utama manajemen kualitas proyek adalah menyakinkan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan yang akan diambil.

Analisis dan evaluasi Proyek

1. Fase Inisialisasi

Fase inisialisasi meliputi : 

A. Feasibility Study (Studi Kelayakan)

Tindakan yang di lakukan untuk menentukan apakah suatu proyek layak untuk di realisasikan. Dalam fase ini kami melakukan wawancara dengan pemilik CV. Sinar Grafika di kawasan Jl. Raya Margonda No. 334 Kemiri Muka – Beji Depok - Jawa Barat, 16423. 

B. Requirement Analysis 

Kebutuhan proyek yang didokumentasikan dan dikumpulkan untuk mengidentifikasi batasan yang spesifik untuk setiap komponen proyek. 

C. Project Scope Document 

➢ Tujuan dibuatnya suatu website periklananpada CV. Sinar Grafika : 

1. Sebagai media promosi 

2. Agar produk yang dipasarkan dapat dikenal oleh khalayak umum 

3. Mempermudah costumer untuk mengetahui produk yang dipasarkan 

➢ Deliverable 

Hasil proyek yang akan diberikan kepada klien : website periklanan pada CV. Sinar Grafika

➢ Batasan-Batasan 

a. Waktu : 55 hari (Dari 02 Oktober –27 November 2018). 

b. Biaya : Rp 1.200.000 

c. Ruang Lingkup 

Proyek pembuatan website periklanan pada CV. Sinar Grafika yang akan dikembangkan memiliki ruang lingkup yang harus dikerjakan yaitu sebagai berikut : 

• Menganalisis dan Meneliti Prosedur-prosedur yang berhubungan dengan proyek tersebut. 

• Mendesain dan Membuat Website yang dibutuhkan. 

• Menganalisis teknologi yang dibutuhkan guna mendukung website dari proyek tersebut. 

• Mengimplementasikan Website 

• Menerapkan dan Melakukan percobaan website secara memuaskan hingga efektif dan berjalan.

• Memberitahu klien cara mengelola website

D. Penyusunan Tim 

Manajer Proyek : Orang 1

System Analyst : Orang 2 

Design : Orang 3

Database : Orang 4 

Programmer : Orang 5 

E. Manajemen resiko 

Manajemen Resiko Proyek adalah Proses sistematis untuk merencanakan, mengidentifikasi, menganalisis dan merespon resiko proyek. Tujuannya untuk meningkatkan peluang dan dampak peristiwa positif dan mengurangi peluang dan dampak peristiwa yang merugikan proyek. Manajemen risiko adalah pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dalam penanggulangan risiko, berikut ini beberapa kemungkinan resiko yang mungkin terjadi :

1. Resiko Yang Di sengaja 

• Kelalaian dalam pengengerjaan Jobdes tim

• Kelalaian dalam waktu pengerjaan 

• Sistem tidak terselesaikan dalam waktu yang telah ditentukan akibat kelalaian

2. Resiko Yang tidak disengaja 

•Sistem Tidak Sesuai dengan keinginan client 

•Kekurangan pekerja 

•Sistem tidak dapat di operasikan 

3. Resiko Fundamental 

•Kerusakan Hardisk yang menyebabkan data hilang 

•Laptop yang digunakan rusak mendadak 

•Bencana alam yang menyebabkan listrik mati yang menghambat pada molornya pengerjaan. 

4. Resiko Intern 

•Kurangnya kekompakan tim 

•Programmer Tidak bisa mengusai program yang diminta client 

•Campur tangan manusia 

5. Resiko Extern 

•Putus Kontrak di tengah pengerjaan 

•Resiko penunggakan biaya 

•Berubahnya keinginan client di tengah pengerjaan proyek

3.2 Fase Perencanaan

Fase ini mencakup penentuan sasaran, pendefinisian proyek, dan pengorganisasian tim. Perencanaan proyek adalah sederetan tugas yang diarahkan kepada suatu hasil utama dibentuk organisasi proyek untuk memastikan program yang telah ada tetap berjalan dengan lancar dan mendapatkan manajemen dan perhatian yang semestinya. 

A. Manajemen waktu 

Manajemen waktu atau disebut juga Project time management adalah pengelolaan aktivitas atau proses-proses berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, sesuai dengan waktu yang ditentukan. Aktivitas dan peralatan dalam proyek manajemen waktu didokumentasikan di dalam rencana manajemen jadwal. Rencana manajemen jadwal berada di dalam rencana manajemen proyek dan bisa berupa formal/ nonformal, sangat detail/ luas, berdasarkan kebutuhan proyek. Berikut ini jadwal proyek yang hendak di buat :

B. Manajemen biaya 

    Manajemen biaya dibuat secara rinci berdasarkan keterlibatan pekerja yang ikut berpartisipasi dalam pengerjaan sebuah proyek, manajemen ini dilakukan agar pengeluaran dapat di prediksi dan dihitung dengan mudah, berikut manajemen biaya pada pembuatan website promosi CV. Sinar Grafika :

Berdasarkan dari hasil dan pembahasan dapat ditarik kesimpulan bahwa dengan menggunakan sistem manajemen proyek dapat membantu dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek baik dari segi waktu pekerjaan serta dalam segi biaya yang dikeluarkan dan juga dapat membantu dalam melakukan sebuah monitoring proyek yang yang sedang di kerjakan. Selain itu dengan adanya manajemen proyek, kita juga dapat memperkirakan resiko-resiko yang akan terjadi dan perkiraan waktu yang tepat dalam penyelesaian suatu proyek. 

Daftar Pustaka

R. Dikrozian, N. M. B. Nisa, R. P. Pamungkas, A. Suryapratama and P. Ulum, "Manajemen Proyek Pembuatan Sistem Informasi Promosi Melalui Website," Seminar Nasional Informatika, Sistem Informasi Dan Keamanan Siber (SEINASI-KESI), pp. 120-125, 2018.